作为留学生
大多遇到过这些情况：
遇到一些急事需要请假
或者课程内容没有听懂
想要加入教授的课题组
希望获得推荐信
等等...
花小半天时间打磨出一封邮件
却迟迟得不到回复
犹豫要不要写一封remind email
却不知该如何措辞
这还算好
如果不小心踩雷，用了冒犯性的词汇
势必会给教授留下很不好的印象
▼▼▼
那么如何才能“不作死”地
发出一封得体的邮件
并得到及时的回复？
得优优精心准备
【留学生邮件书写Tips】请查收！
邮件地址的选择
确认教授常用的邮件地址是学校通讯录上显示的邮件，还是其他邮件，一般会在上课时给出。同时也要注意教授更喜欢的沟通方式是什么，是邮件、教学系统，还是office。
你的寄件邮箱最好是学校或某些官方的邮件，这样寄件人的名字才不会让教授看了就想扔进回收站，比如luckydog@thepound.com之类的。
邮件内容的结构
（1）自我介绍
如果是第一次写信给这位教授，先介绍自己的名字以及是哪节课的学生。
例如：
My name is XX and I am a freshman in your Tuesday/Thursday Business and Professional Communication Class(COMM202).
（2）3C原则：Clear, Correct and Concise.
简洁明确地表达你写邮件的目的。
A. 从邮件主题Subject Lines开始，简要地解释这份邮件的内容就好，不要加上“紧急请求”、“请立即回复”等字眼，否则很容易get the email trashed。
例如：medi5001，lecture Tuesday 4pm-6pm，Question about data collection for project.
B. 教授每天可能会收到几十甚至上百封邮件。所以你应该将自己的问题、需求尽量简洁明了地分点陈列。如果问题比较复杂或者多层面，那最好还是选择去办公室面谈吧。
C. 避免中式思维。中国学生习惯把最重要的问题放在最后，前面说些有的没的。但在国外，通常第一点是最重要的一点。因此你要根据重要性安排你的问题次序，并且开门见山，少说废话。
D. 常用句式：
I am writing because I have a question / I’m confused on...
I am reaching out because/to...
如果是请假，可以说：
I am emailing you to let you know that I have missed/will miss a number of your classes due to illness / familly emergency......
预约时间可以说：
I would like to schedule an appointment to talk about...
Please let me know what time works best for you.
（3）如何委婉、礼貌地表达你的需求
A. 可能很多学生会习惯用"Could you please..."来表达请求。但这会听起来让人觉得有些愤怒或者不耐烦。应该把 please放在句首或句尾。如：
“Please could you send me the details of the insurance policy?”
“Could you send me the details of the insurance policy, please?”
当然，可以不加please，只使用could you已经足够礼貌了。
B. 错误句式：Would you be so kind as to ...
这样的句式听起来像是在挖苦对方，如果不这么做就是not kind。还是使用“could you...”或者“I’d be grateful if you could….”就好。
C. 不要使用这些词汇：
Immediately/without further delay...
如果情况紧急，你应该这么说：
“As this matter is urgent, I would appreciate a reply as soon as possible.”
“I would be grateful for your prompt reply.”
“I look forward to hearing from you as soon as possible.”
“I look forward to hearing from you at your earliest convenience.”
（4）其他常见雷区
A. 教授的称呼：
最安全的称呼是Dear Professor XXX（last name）。确定对方是博士时才可以用“Dr.”。不要轻易加上老师的姓，除非他要求你。
如：
Dear Brian,
Hi Brian,
Good morning/ afternoon/ evening Brian
B. 单词、语法错误
不确定的话可以使用Grammarly这个APP来检查单词拼写和语法错误，平时论文也能用。
C. 不合适的问题
包括作业在期末成绩的占比、每周课程的章节范围等，诸如此类的问题最好上学校网站熟读Syllabus或者google之后再问。不然教授可能真的会发飙。
其次，询问考试范围以及对期末论文的建议可能也不太妥当。因为教授的工作是教学，而如何准备考试以及怎样写论文是你的任务。问这些问题显然会让教授觉得你只在乎成绩，缺乏独立思考的能力。
D. 不要画蛇添足
教授不会想听你的人生哲学，所以不要引用什么宗教或政治观点。你不能确定这是否会冒犯到教授。
E. 不要在邮件里评价你的教授和课堂表现
（5）结尾与落款
正文交代完毕，此时应该感谢教授花时间思考和回复你的邮件了。
常见表达如：
“Thank you for your time”
“Have a great rest of your day”
署下你的全名。最好与你学校邮箱的名字保持一致，以免让教授感到混淆。
Remind Email
如果48小时内教授没有回复，可以写一份Remind Email。切记不要进行邮件轰炸。
常用句式：
I am just following up to check if you got some time to have a look at my previous email.
发送Remind email时最好带上原邮件一起转发，这样更加一目了然。
其他方式
除了邮件，有些问题更适合选择office hours时与教授面对面交流。邮件一直得不到回复，也要考虑课下直接找教授。
在office hours找教授提问题是很正常的，不要太过于担心自己打扰了教授，毕竟交了那么贵的学费对吧~
